Die 3 größten Fehler beim E-Mail schreiben – und wie Sie sie vermeiden

E-Mail schreiben

Wie geht heute schriftliche Korrespondenz? Zwischen Tasse Kaffee, Brötchenbiss und nächster Besprechung schnell noch eine E-Mail schreiben, Verteiler checken, auf „Senden“ klicken – fertig. Hauptsache, sie ist raus. Wieder eine geschafft. An den Leser und somit auf einladende Sätze und Formulierungen geachtet? Fehlanzeige. So entstehen beim Empfänger häufig ungute Gefühle, Passivität, Missverständnisse.

Soll ihr Text dagegen ein positives Bild von Ihnen als VerfasserIn vermitteln, ein angenehmes Gefühl und Dialogbereitschaft beim Leser und Kunden auslösen, dann sollten Sie diese drei Tipps unbedingt beachten.

1. E-Mail schreiben: langweilende Einleitungen vermeiden

Sehr geehrter Herr Muster,
mit dieser Mail senden wir Ihnen nun die Gesamtergebnisse unseres Maßnahmenplans ...

Herrn Musters Auffassungsgabe ist wohl nicht die höchstentwickelte, denn offenbar hat er gar nicht gewusst, dass er da gerade eine Mail geöffnet hat. Deshalb weist der Absender ihn extra darauf hin, wie nett. 

Sie sehen: Solche Floskel-Einleitungen sind so überflüssig wie ein Sandkasten in der Sahara. Lassen Sie sie weg! Obige Mail können Sie vielleicht so beginnen:  

Sehr geehrter Herr Muster,
hier sind nun die Gesamtergebnisse unseres Maßnahmenplans ...

Oder etwas spannender:

Sehr geehrter Herr Muster,
sicherlich haben Sie schon darauf gewartet – hier sind sie nun, die Gesamtergebnisse unseres Maßnahmenplans ...

2. E-Mail schreiben: Der erste Satz zählt!

Die meisten E-Mails und Briefe, die ich lese, beginnen immer noch so:

Bezug nehmend auf Ihre Anfrage vom ... schicken wir nun ...

Wie mit Ihnen heute telefonisch besprochen sende ich Ihnen hiermit ...

Wie gewünscht sende ich Ihnen hiermit ...

Auch diese Floskeln sollten Sie in die unterste Schreibtisch-Schublade verbannen und diese dann mit einem Dreifach-Sicherheitsschloss versehen! Denn: Abgesehen davon, dass sie fad und trocken sind, hat der Leser direkt zu Anfang das unangenehme Gefühl, er habe dem Absender Mühe gemacht.  Schauen Sie einmal, wie es so in Ihren Leserohren klingt:

Haben Sie vielen Dank für Ihre Anfrage vom ... Gerne geben wir Ihnen hier ... [Hier beginnen Sie mit einem Dank.]

Oder: 

Wir freuen uns über Ihr Interesse an ... Gerne geben wir Ihnen hier ... [Hier geben Sie Ihrer Emotion Ausdruck.]

Sie baten mich im heutigen Telefonat um .../Sie baten mich in Ihrer E-Mail um  ... Gerne gebe ich Ihnen hiermit ... [Hier wiederholen Sie die Anfrage des Empfängers.]

Nun haben auch Sie sicherlich das positive Gefühl: Hey, da hat mir jemand gerne geantwortet, mir geholfen, mir Informationen gegeben.
Das Zauber-Wörtchen „gerne“ sollte also möglichst immer im ersten Satz auftauchen.

Steigern können Sie als Schreiber die positive Wirkung – je nach Beziehung zum Empfänger –, indem Sie noch eine kleine persönliche Wertung einstreuen, z. B. so:

In unserem netten Telefonat heute morgen baten Sie mich um ... Gerne gebe ich Ihnen hier ...

Welches Empfängerherz hüpft da nicht? 🙂

3. E-Mail schreiben: Am Schluss den Leser einladen

Für ein erstes Gespräch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Bei Fragen stehen Ihnen Herr Schmitz und Frau Müller gerne zur Verfügung.

Hand aufs Herz: Wer hat so nicht schon einmal formuliert? Aber: Bei solch einer Abschlussfloskel fühlt sich der Leser garantiert nicht eingeladen, zu handeln. Und das liegt nicht nur am steifen „ung“-Wort-Stil.

Dabei ist dieser Satz doch einer der wichtigsten im Schreiben! Denn hier geht’s – und das ist vor allem bei der Kundengewinnung wesentlich! – um die Kontaktaufnahme. Deshalb sollten Sie ganz konkret schreiben: Was genau soll der Kunde tun? Oder was genau tun Sie für ihn? 

So wirkt es gleich viel einladender für den Nachrichten-Empfänger:

Rufen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf das erste Gespräch mit Ihnen.

Fragen beantworten Ihnen gerne Herr Schmitz und Frau Müller.

Fazit: 

Wenn Sie eine E-Mail schreiben und den Leser und Kunden für das, was Sie zu mitzuteilen haben, interessieren wollen, bei ihm ein positives Bild und Dialogbereitschaft auslösen möchten, dann achten Sie hierauf:  

  1. überflüssige, langweilende Eingangsfloskeln vermeiden
  2. beim ersten Satz an das Zauber-Wörtchen „gerne“ denken und Floskeln vermeiden (wie telefonisch besprochen sende ich ..., wie gewünscht schicke ich ...
  3. bei der Kontaktaufforderung am Schluss den Leser einladen – ohne die Floskel „zur Verfügung stehen“!

Ihre Fragen beantworte ich gerne hier im Blog im Kommentarfeld. 🙂

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Über die Autorin Dr. Gabriele Frings

Als Schreibcoachin, Trainerin, Textberaterin, Dozentin helfe ich Ihnen, einen professionellen Schreibstil zu entwickeln und in Beruf und Business erfolgreich zu sein.

  • Szabina Grof sagt:

    Liebe Frau Frings,

    Ich bin so glücklich, dass ich Ihre Webseite gefunden habe! 🙂
    Ich bin zwar keine Muttersprachlerin, ich arbeite für die DACH-Region. Ich strebe immer danach, authentisch zu klingen, und mich von der klassischen Lehrbuchform zu distanzieren. Dadurch können die Kunden/Stakeholders nur darauf konzentrieren, was mein Thema ist und nicht darauf, dass ich offensichtlich eine Ausländerin bin. Danke schön! 🙂

    • Dr. Gabriele Frings sagt:

      Liebe Frau Grof,
      das freut mich! Dann wünsche ich Ihnen weiterhin viel Freude und Erfolg beim Texten.
      Viele Grüße
      Dr. Gabriele Frings

  • Michael sagt:

    Statt:
    „Rufen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf das erste Gespräch mit Ihnen.“
    Finde ich es besser:
    „Rufen Sie uns an. Wir freuen uns auf das erste Gespräch mit Ihnen.“
    Oder:
    „Rufen Sie uns gerne an. Wir freuen uns auf das erste Gespräch mit Ihnen.“

    Begründung:
    1.) Das Wörtchen „einfach“ finde ich „einfach“ ein wenig „umgangssprachlich“. Wie wenn ich mit dem Kollegen in der Bar sitze und über privates spreche…
    Zudem ist es für mich eine Art „Füllwort“.
    2.) Gerne am Anfang und einladend am Ende, haben wir doch gerne.

    Was denken Sie Frau Frings?

    • Dr. Gabriele Frings sagt:

      Haben Sie vielen Dank für Ihren Vorschlag. „Rufen Sie uns gerne an“ ist sicherlich eine gute Alternative. „Rufen Sie uns an“ hat sehr starken Aufforderungscharakter, der durch „einfach“ und „gerne“ abgemildert wird. Schon insofern hat „einfach“ seine Berechtigung. Auch inhaltlich hat es in solch einem Kundenschreiben seinen Platz, drückt es doch aus: „ohne Mühe, leicht durchführbar, unkompliziert“ – und darauf kommt es dem Kunden ja – meistens – an. 🙂
      Weiterhin viel Erfolg beim Texten!
      Viele Grüße
      Dr. Gabriele Frings

  • Beata sagt:

    Ich finde es großartig, dass Sie in der Thematik helfen. Ich selber verliere unglaublich viel Zeit dafür. Und es Stress nicht und manchmal bringt zu Verzweiflung ???
    Liebe Grüße und besten lieben Dank ?

    • Dr. Gabriele Frings sagt:

      Das freut mich! Es macht mir viel Freude, mit meinem Wissen all diejenigen zu unterstützen, die in ihrem Beruf oder Business viel schreiben oder mit Texten zu tun haben. Weiterhin viel Erfolg beim Schreiben!
      Viele Grüße
      Dr. Gabriele Frings

  • Liebe Frau Frings,
    mit diesem Artikel sprechen Sie mir sowas von aus der Seele, dass ich mich sogleich gemüßigt fühle einen Kommentar abzugeben. 😉
    Seit ich Ihren Online-Kurs absolviert habe, bin ich aboluter Fan Ihrer Newsletter. Trotzdem äußere ich meine Meinung in Kommentaren eher selten.
    Herzlichen Dank für diesen inspirierenden Aufruf! Hoffentlich folgen ihm viele!

    • Dr. Gabriele Frings sagt:

      Liebe Frau Pracht-Schäfer,
      das ist toll! Vielen Dank für Ihr Lob. Und ja, das hoffe ich auch. Denn in der Geschäftskorrespondenz wimmelt es von lieblos hingeschluderten E-Mails. Das Einfügen von ein, zwei Wörtchen, mehr braucht’s oft nicht – und die Nachricht strahlt durch Freundlichkeit und Wertschätzung.
      Herzliche Grüße
      Ihre
      Dr. Gabriele Frings

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