Business-E-Mails und Newsletter schreiben: Spannung statt digitaler Langeweile

Business-E-Mails schreiben

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie darauf hinweisen, dass …“ – Zack, der Leser ist weg.
 
Wenn Sie wollen, dass Ihre Business-E-Mails und Newsletter nicht direkt in der digitalen Mülltonne landen, dann müssen Sie eine entscheidende Grundlage meistern: spannend und anregend schreiben.

Was dazu gehört? Ein bisschen Klarheit, eine Prise Persönlichkeit und vor allem die Grundzutat: das Hinauskicken von Phrasen und Floskeln. Wie genau das geht? Werfen Sie mit mir einen Blick darauf, wie Sie Ihre Texte so schreiben, dass sie gelesen, geliebt – und beantwortet werden.

1. Business-E-Mails schreiben: Fangen Sie knackig an

„Hiermit möchten wir Sie über unser neuestes Produkt informieren.“ – Klingt Ihnen vertraut? Ja, weil es in jeder zweiten Mail steht. Aber mal ehrlich: Würden Sie so anfangen, wenn Sie einem Kunden beim Kaffee gegenüber sitzen? Wohl kaum.

Lassen Sie solche Phrasen-Einleitungen weg! Besser: Starten Sie mit einem Aufhänger, der neugierig macht, weil er sofort den Nutzen für den Empfänger herausstellt. Etwa so:
„Übrigens, kennen Sie schon das neue XY-Tool, das Ihren Büroalltag spürbar erleichtert?“

Was passiert? Der Leser wird aufmerksam. Er denkt: „Arbeitstag erleichtern? Gerne. Mal sehen ...“ Er liest weiter – und das ist ja das Ziel Ihrer Mail!

2. Business-E-Mails schreiben: Schreiben Sie so, wie Sie sprechen würden

„Wir stehen für eine kompetente Beratung und kundenorientierte Lösungen.“ – Lesen Sie das einmal laut vor. Na, klingt irgendwie steif und nichtssagend, oder? So würden Sie wohl ebenfalls mit keinem Kunden sprechen, der Ihnen gegenüber sitzt. Und wenn, dann wird er von da an seine Ohren auf Durchzug schalten und denken: „Hilfe, wie komme ich aus dieser Nummer schnell wieder raus?!”.

Deshalb besser so:
„Sie suchen eine Lösung, die genau zu dem passt, was Sie sich vorstellen und was Sie brauchen? Dabei unterstützen wir Sie gerne mit unserer Expertise.“

Warum besser? Weil Sie hier den Kunden ansprechen, ihn in den Mittelpunkt stellen. Das schafft Vertrauen und echtes Interesse.

Merke: Zuerst kommt der Kunde. Dann der Kunde. Und dann der Kunde – und dann erst Sie.

3. Business-E-Mails schreiben: Floskeln und Phrasen = die Leser-Rausschmeißer

„Wir freuen uns, Ihnen heute unser innovatives, hochwertiges Tool vorzustellen, das Ihnen nachhaltig beim Erstellen der Rechnungen hilft.“

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade das Floskel-Bingo gewonnen! 😊 „Innovativ“, „hochwertig“ und „nachhaltig“? Sind allesamt nichtssagend. Mehr noch: Sie sind eine Zumutung für jeden Empfänger, der sich mindestens missachtet fühlt. Denn solche ausgeleierten Wörter signalisieren ihm: Der Absender hat sich null Mühe für mich gegeben.

Stattdessen will der Leser angesprochen werden und wissen: Was bringt mir das?

Also: Raus mit allen Phrasen und rein mit den direkten Vorteilen für den Empfänger! Und sprechen Sie den Leser direkt an:
„Freuen Sie sich: Mit unserer neuen Software erledigen Sie Ihre Rechnungserstellung zu 30 % schneller – und haben mehr Zeit für Ihre wichtigen Dinge.“

„Hm, mehr Zeit hätte ich wirklich gern, da will ich mehr drüber wissen ..."  – Richtig, so soll es sein, liebe Leserin, lieber Leser. 🙂 

4. Business-E-Mails schreiben: Lassen Sie den Leser nicht raten

Viele Business-E-Mails scheitern an einem simplen Problem: Sie sind zu vage. Ein Beispiel:
„Bei Fragen melden Sie sich gerne.“
Wie denn? Per Rauchzeichen? Per Brieftaube?

Seien Sie konkret:
„Haben Sie Fragen? Schreiben Sie uns gerne eine kurze Mail an [...] oder rufen Sie uns an unter [...] – wir sind von Montag bis Freitag zwischen 9 und 18 Uhr für Sie da.“

Der Leser weiß jetzt, was er tun kann – und vor allem, wie. So reichen Sie dem Empfänger die Dialog-Hand, die er sicherlich gerne ergreift. Und Ihre E-Mail führt zum Erfolg.

5. Newsletter schreiben: Mehr Persönlichkeit – durch eine gute Geschichte 

Nein, ein Newsletter ist eben kein Massenprodukt, sondern Ihre Chance, direkt mit jedem einzelnen Empfänger zu sprechen. Wie das geht? Dann frage ich Sie: Was fesselt Menschen seit Jahrhunderten, wann sind sie ganz Ohr und Auge? Genau: durch eine gute (kurze!) Geschichte oder Szene.

Hier ein Beispiel:
„Liebe Frau Müller,
stellen Sie sich vor, Sie sitzen entspannt am Schreibtisch, die To-do-Liste ist halb leer, und Ihre Projekte laufen wie am Schnürchen. Klingt wie ein Traum? Genau das hat unser Kunde Herr Schulz gedacht, bevor er unsere Lösung getestet hat. Heute sagt er: ‚Endlich habe ich den Kopf frei für die wichtigen Dinge.‘ Möchten Sie das auch erleben? Dann haben wir etwas für Sie ...“

Warum funktioniert das? Geschichten schaffen Bilder im Kopf und emotionalen Bezug. Der Leser kann sich identifizieren – und fühlt sich angesprochen. Wie Sie verblüffend einfach Storytelling-Elemente einsetzen, erfahren Sie hier.

Fazit: Persönliche Ansprache und ein bisschen Storytelling machen Ihren Newsletter zu einem Gespräch mit dem Empfänger. So werden Ihre Nachrichten gerne gelesen. Und: Der Inhalt bleibt im Gedächtnis. 😊

Übrigens: In meinen Inhouse-Seminaren bekommen Sie frische Ideen und anregende Impulse, wie Sie Ihre Unternehmenskommunikation attraktiv und ansprechend gestalten. Lassen Sie sich überraschen, wie viel mehr positive Wirkung Ihre Texte haben werden!

6. Ihre Business-E-Mail/Ihr Newsletter: Der Call-to-Action 

Was soll der Leser tun, nachdem er Ihre Mail gelesen hat? Staubsaugen? Mit dem Hund Gassi gehen? Und schon ist Ihre Botschaft im Wind verweht. 


Viele Mails und Newsletter enthalten keinen klaren Handlungsaufruf (Call-to-Action) – das ist eine vertane Chance, den Leser zu binden und sein Interesse zu steigern.

Zwei Beispiele für Call-to-Actions:
„Lust auf mehr? Klicken Sie hier und erfahren Sie alles über unser neues Angebot.“ [es folgt ein Button] Oder: „Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserem neuesten Blogbeitrag: ...[Titel mit hinterlegtem Link]"

Ein Call-to-Action ist das, was Ihre E-Mail oder Ihren Newsletter außerdem so richtig spannend macht. Ohne ihn schwebt Ihre Botschaft vielleicht kurz vorbei, aber so richtig hängen bleibt sie nicht. Ein weiterer Vorteil, wenn Sie auf Ihre Webseite verlinken: Der Empfänger kann sich noch weitere Informationen, Angebote und Leistungen anschauen.

Übrigens: Wie Sie ein packende Betreffzeile schreiben, erfahren Sie hier

Fazit: 

Eine gute Business-E-Mail oder ein überzeugender Newsletter sind wie ein freundliches Gespräch – klar, wertschätzend und das Gegenüber in den Mittelpunkt stellend. Verzichten Sie auf Floskeln und Worthülsen und konzentrieren Sie sich darauf, Ihren Lesern einen echten Nutzen zu bieten.

Mit

  • Klarheit statt Phrasengewäsch,
  • einer Prise Persönlichkeit,
  • einer kurzen, guten Geschichte/Szene,
  • einem klaren Handlungsaufruf

verwandeln Sie Ihre Mails in spannende Texte, die Ihre Empfänger gerne lesen, die zur Kontaktaufnahme und zur Handlung anregen.

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Über die Autorin Dr. Gabriele Frings

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